Digitaliseren met oog voor de toekomst
10/09/2009, Ruud Mollema
Een middelgrote gemeente besloot een aantal jaren geleden een systeem voor digitale documentopslag en archivering aan te schaffen. Belangrijke drijfveren waren de verwachtingen omtrent de besparingen die hieruit zouden voortvloeien, onder meer doordat het papieren archief op termijn kan verdwijnen. De kosten zijn vele malen hoger uitgevallen dan verwacht, maar het heeft er wel toe geleid dat de inkomende en uitgaande poststromen van de hele gemeente digitaal worden verwerkt en dat de processen waarmee MT-, College- en Raadsvergaderingen worden voorbereid nagenoeg volledig zijn gedigitaliseerd met workflow.
Aan de Raad is toegezegd dat in 2010 de zogenaamde substitutievergadering wordt verkregen waarmee het einde van papieren opslag in archieven wordt ingeluid. Voor het zover is moet er nog een parcours met hindernissen worden afgelegd, waarvan de controle en goedkeuring door de Provinciaal Archiefinspecteur de laatste stap is. Om deze goedkeuring te krijgen moet zijn voldaan aan twee normen: NEN ISO 15489 en 2082. In deze normen staat precies beschreven hoe het digitaal archiefsysteem moet worden ontworpen en beheerd, respectievelijk aan welke eisen de gebruikte systemen moeten voldoen.
De opdrachtgever heeft HEC gevraagd in twee stappen te controleren of haar organisatie aan de normen kan voldoen, voordat de Provinciaal Archiefinspecteur haar controle uitvoert. De eerste stap was een globaal onderzoek waaruit moest blijken aan welke delen van de normen wordt voldaan en waar nog gaten zitten. Uit dit onderzoek dat binnen een paar weken werd uitgevoerd, bleek dat de processen prima in elkaar steken. Op het gebied van techniek en infrastructuur moet echter nog veel werk worden verzet. Daarnaast voldoet de software niet aan een aantal eisen, met name op gebied van rapportage. Gezamenlijk is de aanpak besproken om dit op te lossen.
De gemeente maakt op basis van onze rapportage haar planning om de geconstateerde manco’s op te lossen. Aan het einde van 2009 voeren wij de tweede controle uit waarbij norm voor norm wordt gecheckt; na deze controle kan de inspecteur langskomen Misschien wordt het een paar maanden later dan gepland, maar wij denken dat de felbegeerde substitutieverklaring daarna snel kan worden verkregen.
