Een veel gehoorde reactie is dat er bezuinigd kan worden met ICT, maar dat daarvoor wel eerst investeringen nodig zijn. Is dat wel zo? Hoe zit dat bij gemeenten?
Gemeenten zijn kennisintensieve organisaties. Het productieproces bestaat voor een groot deel uit het verwerken van informatie, het nemen van beslissingen en het communiceren hierover. Gemeenten zijn ook gewoon organisaties met verschillende bedrijfsvoeringprocessen.
Iedere gemeente is uniek. Uniek op het gebied van o.a. politiek klimaat, demografische en sociale ontwikkelingen en ruimtelijke ordening. Deze uniciteit is jaren het argument geweest om zelf verantwoordelijk te zijn voor de inrichting en uitvoering van hun processen. De processen die gemeenten uitvoeren, worden tegenwoordig voor en groot deel ondersteund door (ICT) systemen. De afgelopen 20 jaar hebben gemeenten veel geïnvesteerd in deze systemen en in allerlei implementatietrajecten om de systemen zo in te richten dat hun interne processen optimaal ondersteund werden. De laatste jaren is de focus naar buiten gelegd, van interne processen naar dienstverlening aan de burger. Het Rijk stimuleert dit door het beschikbaar stellen van e‑overheid bouwstenen. Deze bouwstenen moeten geïmplementeerd worden en dat kost in eerste instantie een hoop geld.
Deze focus op dienstverlening vergt investeringen in ICT. Uiteindelijk zullen de kosten dalen, doordat processen efficiënter worden uitgevoerd. Bezuinigen met ICT dus.
Oké, maar bovenstaand klassiek verhaal is mijns inziens niet compleet.
Gemeenten zijn dan wel uniek, maar zijn dat zeker niet op het gebied van bedrijfsvoering, processen en producten. De inhoud van een subsidieverordening is weliswaar locaal politiek gekleurd, maar dat staat los van het proces. De processen en producten zijn in essentie tamelijk uniform. Voor gemeenten is samenwerking daarom een prima methode om kosten te reduceren. Samenwerking kan door afspraken te maken over gegevens uitwisseling, maar ook door processen uniform in te richten, door dezelfde systemen hetzelfde in te richten en in de ultieme vorm door gezamenlijk één systeem te gebruiken.
Het implementeren van de e-overheid is dus niet alleen maar een middel om betere dienstverlening aan de burger te realiseren. Het is ook een aanleiding om ICT-systemen tegen het licht te houden en opnieuw te implementeren. En daar zitten potentiële besparingen. Door met meer gemeenten één systeem te gebruiken, dalen de kosten. Dat vergt echter wel dat ambtenaren en politici inzien dat ze enigszins uniek zijn, maar lang niet op alle terreinen.
Eigenheid is prima, maar wanneer gemeenten bereid zijn een stuk autonomie in de bedrijfsvoering op te geven, kunnen ze niet alleen besparen met, maar ook op ICT.
