Het was nog voor de dagen van mobiele telefoon. Van Internet had men in het Zimbabwe van 1984 waar ik destijds woonde en werkte nog niet vernomen. Mijn huis had de beschikking over een telefoon maar die was niet uitgevonden om mee te bellen of gebeld te worden. Brieven waren de enige weg naar het thuisfront. Vrienden, familie en ik schreven elkaar veel en ik heb nooit het gevoel gehad dat ik “buiten de wereld stond” terwijl vrienden en familie goed op de hoogte waren van mijn Afrikaanse leven. De informatie waarde van die brieven was blijkbaar hoog.
Tegenwoordig mobielofoneer en mail ik me -zoals bijna iedereen- helemaal suf. Toch is het niet eenvoudig om ondanks al dat gecommuniceer goed op de hoogte te blijven van ontwikkelingen op werk, vrienden en familie. Er wordt dan gesproken over informatie overload, maar het gaat mijns inziens om dat de tools verkeerd gebruiken. We bedelven elkaar onder telefoongesprekken en email (en dan wordt er door velen ook nog veel gechat en geskyped). In mijn vorige werkkring bedroeg de hoeveelheid interne email meer dan 65%. In de trein ben ik veelvuldig getuige van de meest gecommuniceerde boodschap anno 2008: “Waar ben je?”. De trein biedt natuurlijk ook een geweldige mogelijkheid om ongevraagd deelgenoot te worden van de beslommeringen des levens, waarbij in “mijn” treinen de relationele problemen het ruim winnen van de uitdagingen op het werk.
Als oplossing worden er boeken geschreven als “Je e-mail de baas” en verzinnen we de email loze vrijdag. Opvallend is de enorm positieve berichtgeving over die emailloze vrijdag. Commentaren van “casual Friday nog leuker” tot “ik kan me op vrijdag eindelijk focussen op de core business”. Onze onmacht om effectief om te gaan met de huidige technologie kan niet beter worden geïllustreerd dan het enthousiasme over dit soort vrijdag oplossingen.
De geschiedenis van de mensheid laat zien dat het omgaan met de technologie ons altijd problemen heeft bezorgd. Van wiel tot spinmachine, van Archimedes tot email: Het blijft een zaak van leren omgaan met nieuwe technologie. Daarvoor is tijd, kennis en geduld nodig maar bovenal: inzicht in hoe organisaties informatie technologie kunnen gebruiken om op een goede manier de goede dingen te doen. Of om het formeler te beschrijven: Inzicht in hoe gebruik van ICT, beleid en organisatie ontwikkeling samen hangen in een steeds complexere maatschappij.
Dat kan op organisatie niveau beginnen met heel simpele dingen als:
- Langslopen bij een collega om daarmee de hoeveelheid interne email te beperken.
- Voor op zend te klikken de vragen te beantwoorden of de ontvanger jouw email zal kunnen begrijpen en “er iets mee kan”.
- Etc..
Er is een enorme behoefte aan mensen die in staat zijn organisaties te ondersteunen bij de inrichting van hun organisatie daarbij effectief gebruik makend van informatietechnologie. Bij het Expertise Centrum worden deze mensen ‘verbinders’ genoemd: Professionals die de taal spreken van bestuurders, organisatie deskundigen en ITers. Professionals die voor oplossingen kunnen zorgen waarbij er toch nog email mogelijk is op vrijdag.
