Mijn echtgenote werkt als administrateur in een zorginstelling voor mensen met een verstandelijke beperking. Voor de deelnemers aldaar is zij de “baas van het papier”. Kennelijk wordt het voeren van de administratie geassocieerd met het werken met papier. Documenten worden ontvangen, er gebeurt iets mee en ze gaan de deur weer uit of worden opgeborgen. Als registeraccountant uit de tijd van klassiek Starreveld (“leer van de administratieve organisatie”) spreekt mij deze kijk op administreren wel aan. Binnenkort komt daar echter verandering in: de instelling gaat over op het digitaliseren van de complete stukkenstroom. Zowel voor mijn echtgenote als voor de deelnemers betekent dit een grote verandering.
Niet iedereen ziet het digitaliseren van de stukkenstroom in een organisatie als een verandertraject. Bij één van mijn klanten loopt een grootschalig project om de gehele stukkenstroom te digitaliseren. Uitgangspunt van het project is dat de invoering van het document management systeem geen wijzigingen in de organisatie te gevolge heeft. En dus ontwikkelt het project een nieuw systeem op basis van de huidige werkwijze en denkt het daarna klaar te zijn. Vlak voor de invoering zijn de gebruikers erbij betrokken. Ik ben daar sinds kort als implementatiemanager aan de zijde van de gebruikers verantwoordelijk gesteld voor de invoering.
Het moge duidelijk zijn dat mijn klant en ikzelf een grote uitdaging hebben. We veranderen processen, maken een herverdeling van taken, maken afspraken over de naamgeving van elektronische documenten en de dossierindeling en bereiden zelfs bouwkundige aanpassingen voor omdat er een fysieke balie verdwijnt, er minder kastruimte nodig is en we een scanstraat gaan inrichten. Allemaal veranderingen die in korte termijn en onder hoge druk doorgevoerd moeten worden. Het is nog te vroeg om te kunnen zeggen dat het een succes is, maar we zitten er dicht tegenaan. Iedereen werkt op dit moment goed mee.
Binnen HEC beschikken we over uitgebreide kennis, kunde en ervaring op het gebied van document management systemen. Papernote 17 gaat over dit onderwerp. Bij vele grootschalige trajecten binnen de publieke trajecten zijn wij nauw betrokken. Vanuit technisch, procesmatig, organisatorisch, juridisch en gedragswetenschappelijk perspectief helpen wij onze klanten. Opdat de “baas van het papier” de “baas van het scherm” wordt.
