Dat de ICT bij de overheid complex is, dat weten we langzamerhand wel. We hebben veel grote ICT projecten voor belangrijke communicatiesystemen, hele ingewikkelde transactieverwerkende systemen en bijna alwetende basisregistraties.
Aan deze grote ingewikkelde systemen besteedt de overheid veel geld en er is veel bestuurlijke aandacht voor. Dat is logisch, want het primaire proces van de overheid is hier afhankelijkheid van en een grote groep medewerkers van publieke organisaties werkt dan ook dagelijks met deze ingewikkelde systemen. Wat vaak over het hoofd wordt gezien is het overgrote deel van het overheidspersoneel helemaal niet werkt met deze systemen. De belangrijkste toepassingen van deze groep zijn Word, Excel, Outlook en de Internetbrowser en het kantoornetwerk, ook wel de kantoorautomatisering (KA) genoemd. Als dit uitvalt of niet goed werkt liggen hele departementen, onderzoekinstituten, maar ook uitvoeringsorganisaties voor een groot deel plat.
Nu hoor ik u denken; kantoorautomatisering dat is toch eenvoudig? Dat ‘regel’ je toch gewoon even. De werkelijkheid is helaas weerbarstiger. Veel organisaties zowel binnen als buiten de publieke sector hebben hun KA helemaal niet zo op orde. Het aardige is dat bijna iedereen vindt dat ze hiervan verstand heeft, want ze hebben thuis toch ook een PC met Office. Echte overkoepelende kennis en kunde op dit terrein is binnen organisaties vrij schaars.
Het kost veel energie en kennis om een goede KA-omgeving in te richten en actueel te houden. Het is ondanks de nieuwe besturingssystemen en toepassingen de laatste jaren er ook niet eenvoudiger op geworden. Zo blijkt een goed werkende en veilige KA-omgeving met Officetoepassingen, netwerkschijven, een huisstijlapplicatie, printvoorziening, integratie van aanwezige, documentmanagementfunctionaliteit, e-mailarchivering en een veilige en functionele telewerk-voorziening helemaal nog niet zo makkelijk. En dit moet ook nog eens allemaal centraal en op afstand beheerd worden en het liefst in een uitwijksituatie.
Wij lopen daar zelf ook op kleine schaal ook tegenaan. Mijn nevenfunctie bij HEC is dat ik naast adviseur ook mede verantwoordelijk ben voor de interne kantoorautomatisering. Een hele leerzame activiteit kan ik u zeggen. Ook word je direct geconfronteerd met hoe afhankelijk ook wij van onze KA zijn. In ieder geval begin ik langzaam te beseffen dat een goede kantoorautomatisering helemaal niet zo eenvoudig is. Hoe werkt de kantoorautomatisering binnen uw organisatie? Is hier aandacht voor en zijn de medewerkers tevreden? Misschien eens een interessant onderwerp om tijdens de lunch met uw bestuurder en ICT manager van gedachten over te wisselen.
