28/12/2009, drs. R.A.M. Meijer
Fascinerende titel: Digitaal Bestuur. Maar wat is dat eigenlijk, digitaal besturen? Computers besturen niet, maar mensen besturen. En daar hebben ze het vaak best moeilijk mee, zeker als ze denken van het terrein geen verstand te hebben. En dat komt nogal eens voor op het terrein van informatievoorziening en automatisering, zeker bij de wat oudere bestuurders.
Ik zal proberen een beetje te helpen, waarbij ik me hier beperk tot het besturen van projecten in de zin dat je beslist of ze door moeten gaan. Het is echt niet zo moeilijk en ervaren bestuurders zullen de principes ook onmiddellijk herkennen. Maar vaak realiseren ze zich niet dat als het om informatisering en automatisering gaat er net zo gestuurd kan worden als op andere terreinen. Je moet als bestuurder gewoon de goede vragen stellen en eisen dat daar een duidelijk antwoord op komt.
Wat zijn dan die goede vragen? De eerste is: ‘Wat gaan we nu precies doen en zijn er ook alternatieven onderzocht? Op welke gronden is deze keuze gemaakt?’. Als daar geen duidelijk antwoord op komt: gewoon niet doen. Dan is er niet goed over nagedacht.
Een tweede relevante vraag: ‘Waarom moeten we dit eigenlijk doen, welk probleem zijn we aan het oplossen? Wat gebeurt er als we dit niet doen?’. Op het terrein van informatievoorziening en automatisering wil de oplossing nogal eens op zoek zijn naar het probleem. Dat wordt dan gelijk duidelijk. Vaak draait de wereld ook gewoon door zonder deze oplossing.
Derde vraag: ‘Wie hebben er allemaal belang bij dit project en weten we wat ze willen?’. Ook hier staat men soms met de mond vol tanden. De indieners van het project hebben een duidelijk belang. Anders kwamen ze er niet mee. Maar anderen hebben er misschien alleen maar last van, al was het maar omdat zij op termijn de rekening moeten betalen. Fijn als je dat als bestuurder vantevoren weet.
De vierde vraag: ‘Weten we wat dit project gaat kosten en wat het financieel of anderzijds oplevert? Hebben we ook gekeken wat de kosten op de langere termijn zijn?’. Vaak niet dus en dan zien we alleen de neus van de kameel.
Vijfde vraag: ‘Wat zijn eigenlijk de risico’s, hoe waarschijnlijk zijn ze en wat doen we er aan als ze optreden?’. Daar liggen de bestuurlijke bananenschillen en het is prettig als je weet waar ze kunnen liggen en hoe je ze kunt vermijden.
Zesde en laatste vraag: ‘Hoe liggen de verantwoordelijkheden binnen het project? Weet iedereen ook waarvoor ze verantwoordelijk zijn?’. Misschien is dat wel de meest gemaakte fout, dat mensen dat niet weten. Aandachtspuntje voor uzelf: u moet ook weten waarvoor u zelf verantwoordelijk bent!
U ziet: zo moeilijk is het niet. Zo kun je ook een brug bouwen, of een wijkcentrum. Digitaal besturen is niet zo moeilijk als het lijkt. Als u trouwens als digitaal bestuurder nog professioneler over wilt komen, stelt u maar één vraag: ‘Wat is de businesscase voor dit project?’. Een business case is namelijk het gecombineerde antwoord op bovenstaande zes vragen.
Ga naar het publicatieoverzicht
