02/12/2010, Evert Janssen
Evert Janssen is adviseur en programmamanager van het traineeprogramma van HEC/ROI.
Het kabinet heeft een beleidsverkennende notitie opgesteld om te komen tot een meer slagvaardige organisatie en bedrijfsvoering van de rijksdienst. De stappen die gezet zouden moeten worden zijn:
- Concentratie bedrijfsvoering kerndepartementen;
- Opbouw rijksbrede infrastructuur bedrijfsvoering;
- Ontdubbeling tussen uitvoerings- en toezichtorganisaties
De plannen zijn goed en uitvoerbaar …
Ik ben blij met deze initiatieven. Door samenwerking ontstaan schaalvoordelen en worden de kennis en kunde gebundeld. Dit leidt tot een efficiënter productieproces. Verschillende ontwikkelingen die genoemd worden zijn al in gang gezet. Ik denk hierbij aan P-direct, het programma 4FM en de consolidatie van datacenters. Al deze onderwerpen zijn relatief veilig; managers in alle lagen van de rijksoverheid zullen geneigd zijn afstand te doen van de eigen verantwoordelijkheid die ze hebben: 'zolang het werkt, vind ik het best'. De weerstand zal niet heel groot zijn, de potentiële baten zijn dat echter ook niet, hetgeen in de notitie wordt gememoreerd.
… maar ik mis de essentie.
Ik maak me geen zorgen om de zaken die beschreven zijn, ik maak me zorgen om de zaken die niet beschreven zijn. Waar zijn de ambities ten aanzien van concentratie of samenwerking in het financiële werkveld en het terrein van informatisering?
Juist deze vakgebieden zijn tussen en soms zelfs binnen departementen zeer verschillend ingericht en daarnaast zeer arbeidsintensief.
De kern van de bedrijfsvoering is het financiële proces en met stip op twee de informatisering. Elk proces kent een financiële en een informatiecomponent. Uniformering biedt mogelijkheden om te centraliseren en vervolgens te concentreren. Deze twee terreinen buiten beschouwing laten, betekent grote voordelen laten liggen. Door ook op deze twee terreinen ambitie te hebben, zou het kabinet lef tonen.
Maar… Uniformering van processen betekent dat managers een deel van hun vrijheid, regelruimte en eigenheid moeten opgeven ten gunste van het collectief. En dat levert weerstand op, en natuurlijk operationele en ICT-problemen die een dergelijke operatie sowieso met zich meebrengt.
Een integrale aanpak levert het meeste op …
Moeten we dan wel streven naar een integrale aanpak? Jazeker!
Door te streven naar één centraal integraal bedrijfsvoeringmodel, maakt de overheid de weg vrij voor een flexibele overheid. Wanneer ondersteunende processen overal hetzelfde zijn, wordt de beleidsambtenaar, expert of projectmanager bij zijn keuze voor een bepaald beleidsterrein of project niet meer beperkt door secundaire obstakels, maar kan hij daadwerkelijk kiezen voor die plek waar hij de meeste toegevoegde waarde kan bieden.
… wanneer ambtenaren als productiemiddel worden beschouwd
Het is geen eenvoudige opgave om processen die zo ver zijn ingesleten in een organisatie en die zoveel mensen raken, aan te passen. Hameren op de noodzaak van bezuinigingen is niet de juiste weg. De juiste weg is gebruik maken van de kracht, de passie en de drive van het ambtelijk apparaat. Mensen die bij de overheid werken, willen een bijdrage leveren aan de maatschappij door beter beleid te maken, betere vergunningen te verlenen en beter te handhaven. Vanuit deze gedachte moet de aandacht niet liggen op het wegnemen van de weerstand, maar op het creëren van vrijheid en mogelijkheden.
Door met elkaar, op alle niveaus, te streven naar en werken aan efficiency-verbetering in de bedrijfsvoering, ontstaat vanzelf meer tijd voor de kerntaken van de overheid. De kwaliteit van producten en diensten neemt toe, terwijl de (wacht)tijd die het kost voor burgers en bedrijven, afneemt.
Burgers en bedrijven ervaren dan pas echt een slagvaardiger overheid die minder kost, maar die vooral minder kosten veroorzaakt. En daar kan niemand tegen zijn.
