17/04/2009, drs. R.A.M. Meijer
Iedereen die verantwoordelijk is voor de investeringen in ICT en al bezig met nadenken over de begroting 2010, worstelt met dit onderwerp. Wat zullen de effecten zijn van de Kredietcrisis? Duidelijk is dat in 2010 de financiële middelen schaarser zullen zijn en dat elk investeringsvoorstel nog kritischer dan voorheen zal worden bekeken. Betekent dit dat de budgetten omlaag zullen gaan?
Zoals bekend zitten de meeste ICT-kosten in het beheer en aan die kosten valt betrekkelijk weinig te doen. Natuurlijk wel wat. De afschrijvingstermijn van hardware kan misschien wat worden verlengd. Kunnen we de overgang naar nieuwe software nog een jaartje uitstellen? Kan het onderhoudscontract met de leverancier niet wat scherper? Moeilijke tijden, nietwaar? Maar echt veel zoden zet dat niet aan de dijk. Bovendien moet de organisatie gewoon doordraaien.
Bestuurlijk veruit het gemakkelijkste is natuurlijk een stop op investeringen in nieuwe dingen. Verbetering van dienstverlening, laat maar zitten. Meervoudig gegevensgebruik: het gaat toch goed? Verbetering van de interoperabiliteit? Eigenlijk heb ik nooit gesnapt waar dat over gaat.
Deze bestuurlijke keuze is weliswaar gemakkelijk, maar de dood in de pot voor het openbaar bestuur. Het stopzetten van innovatie binnen de overheid verlaagt het aanzien van de overheid en, op termijn nog belangrijker, zorgt ervoor dat de steeds schaarsere jonge mensen niet meer voor de overheid zullen kiezen. Nu doen ze het misschien nog eventjes, omdat ze denken dat dit veiliger is. Maar als het even weer wat beter gaat, zijn ze weg. De ouderen trouwens ook. Die zijn dan met pensioen.
Dat is dus niet de weg voor een weldenkende bestuurder. Wat is die dan wel? Ik denk dat het toverwoord ‘procesherinrichting’ is. Binnen de overheid zijn vele processen nog ingericht alsof we alles met de hand en op papier doen. Een voorbeeld: we slaan documenten digitaal op en gaan dan na jaren kijken wat er moet worden bewaard en wat kan worden weggegooid. Dat is net als hoe we dat met papier deden en dat is heel veel werk. Het kan natuurlijk ook anders. In het begin geef je in de digitale werkstroom al aan of het document moet worden bewaard of niet. Later geen omkijken meer aan. Scheelt veel personeel.
Een ander voorbeeld: scheid uitkeringsaanvragen in twee soorten: eenvoudige en complexe. Doe eenvoudige aanvragen voor een uitkering volledig geautomatiseerd af en laat de meer complexe door een medewerker bekijken. Scheelt ook een hoop personeel.
In beide voorbeelden moet er stevig worden geïnvesteerd in ICT. Maar dat zijn rendabele investeringen. Daarbij moet je wel sturen op het realiseren van die baten. Anders zijn ze verdwenen voor je er erg in hebt. Dat is ook de taak van bestuurders.
Zo zijn er heel veel voorbeelden te verzinnen. Als innovatie op deze manier wordt vormgegeven, wordt de overheid kleiner en beter. Dan wordt de overheid ook goedkoper. En dat nog extra gestimuleerd door de Kredietcrisis. Als de Kredietcrisis er niet was geweest, hadden we hem moeten uitvinden.
