Er wordt altijd geklaagd over projecten binnen binnen de overheid en het bedrijfsleven. Rapporten van de Rekenkamer en surveys van de grote ondezoeksbureau’s die regelmatig gepubliceerd worden tekenen hetzelfde beeld: projecten moeten beter! Natuurlijk is dit altijd waar, maar het is niet alleen de kraan die ervoor zorgt dat er water stroomt. Er is echter nog een belangrijke andere succesfactor voor projecten.

Een groot deel van de ICT-inspanningen heeft als doel het registreren en presenteren van een administratieve of grafische weergave van de werkelijkheid. Of het met deze afgeleide positie te maken heeft of niet, de wereld die ICT heet, probeert krampachtig meer te zijn dan wat ze afspiegelt. De neiging om van elke trend in organisatieland een eigen ICT-variant te maken lijkt onstuitbaar; een recent voorbeeld is “ICT-Governance”, dat vroeger gewoon ICT-Beheer heette.

Iets soortgelijks speelt zich af in de vertaling van strategie naar uitvoering. Daarin heeft ICT een plaats naast inkoop, huisvesting en alle andere ondersteunende activiteiten. Hoe vaak tonen verslagen, jaarplannen en andere documenten echter niet een eigen en losstaande cyclus van informatiebeleid, via -strategie en –planning naar ICT-uitvoering. Eigenlijk is dit de kraan die zichzelf loskoppelt van de waterleiding.

Misschien schuilt hierin wel een belangrijkste oorzaak van de mismatch tussen ICT en business en het mislukken van projecten. ICT wordt – als belangrijk deel van beleid en strategie – immers niet meer via de reguliere (meer)jarenplanning vertaald naar de uitvoering op procesniveau. Het is toch niet vreemd dat lijnmanagers zich hiervoor niet verantwoordelijk voelen!

Zeker weten dat een planningsproces waarbij ICT gewoon is geïntegreerd in de bedrijfsvoering, in elk geval een aantal succesvolle uitgangsposities oplevert voor de uitvoering van projecten: realistische verwachtingen en een gecontroleerde uitvoering. Bestuurders die regelmatig (laten) onderzoeken hoe goed Strategisch management, Business management, ICT management en ICT uitvoering op elkaar aansluiten, weten zeker hoe het er voor staat met de ICT in hun organisatie. Dit komt tot uitdrukking in de kwaliteit van meerjarenplannen en jaarplannen. Bovenal weten deze bestuurders wanneer ze de kraan weer eens op de waterleiding aan moeten sluiten.

En daardoor wordt de wereld weer een stukje beter.

Ruud J. Mollema RE RA
Senior Consultant bij Het Expertise Centrum